Vereisten voor sponsoraanvraag

Vriendelijk verzoek om in elk geval onderstaande informatie op te nemen in uw sponsoraanvraag:

Let op: U moet uw aanvraag ruim van tevoren (tenminste acht weken voor aanvang van het (eerste) project/evenement) indienen.

  • Naam en adres van uw organisatie
  • Naam en e-mailadres contactpersoon
  • Doelstelling van uw organisatie
  • Doelstelling van het te sponsoren evenement/project (inclusief start- en einddatum) en de locatie
  • Reden waarom u MSD geschikt acht als sponsor
  • Dat wat u verwacht van MSD als sponsor (sponsorbedrag of sponsoring-`in natura’)
  • Eventuele tegenprestaties die u aanbiedt aan MSD
  • MSD neemt alleen sponsoraanvragen in behandeling die digitaal worden ingediend via het MSD sponsoring-portaal.
  • Op het moment dat u een sponsoraanvraag bij MSD indient, gaat u ermee akkoord dat MSD de eventuele sponsoring aan derden kenbaar maakt via het Transparantieregister, conform de richtlijnen van de CGR. Op basis van wet- en regelgeving is MSD hiertoe verplicht.
  • Bij het indienen van de aanvraag in het MSD sponsoring-portaal wordt u gevraagd naar diverse gegevens van uw organisatie zoals namen van rechtspersonen, KvK-gegevens en een IBAN/bankrekeningnummer.
  • Ook wordt u gevraagd om een gespecificeerde en sluitende begroting, (voorlopig) programma en het sponsorverzoek te uploaden.
  • Het MSD sponsoring-portaal is opgebouwd met zogenoemde ‘showstoppers‘: als uw aanvraag niet aan bepaalde voorwaarden kan voldoen, dan kunt u niet verder gaan met het indienen van uw aanvraag.

Wat kan niet worden gesponsord:

  • Proefschriften
  • Studiereizen, studieverenigingen, stages, fellowship, uitwisselingsprojecten of projecten met beperkt wetenschappelijk gehalte
  • Sociale activiteiten, zoals sportactiviteiten, voorstellingen, concerten, lustra, etc.
  • Bijeenkomsten die plaatsvinden in een niet-passende locatie, zoals een vijf sterrenhotel, sterrenrestaurant- locaties of stadions
  • Individuen

Aanvullende informatie

  • MSD hecht veel waarde aan compliance en transparantie op het gebied van samenwerking. MSD is als Amerikaans bedrijf verplicht om zich in alle landen waar zij actief is, te houden aan de wetgeving op het gebied van FCPA (Foreign Corrupt Practices Act). Het doel van deze wetgeving is ongewenste beïnvloeding van personen te voorkomen. Deze wet is van toepassing op alle bedrijven die in de USA gevestigd zijn en hun dochterondernemingen (ongeacht locatie), en verbiedt betalingen of giften van waarde aan personen die tot ongewenste beïnvloeding zouden kunnen leiden. Dit betekent dat MSD ook voor sponsoraanvragen moet vaststellen of betaling hiervan niet tot ongewenste beïnvloeding zou kunnen leiden bij de eindverantwoordelijken van uw organisatie. Indien nodig krijgt u de vraag om het Conflict of Interest (COI) formulier in te vullen. U krijgt deze via een e-mail toegestuurd.
  • Facturen met betrekking tot uit te betalen sponsorbedragen kunt u per e-mail versturen naar sponsoring@merck.com of per post naar MSD, SSSC Marketing/Sales, Postbus 581, 2003 PC Haarlem o.v.v. het EM-nummer dat u bovenaan het contract kunt vinden.
  • Indien u vragen hebt kunt u contact opnemen via telefoonnummer 023-5153153 of per mail: sponsoring@merck.com
  • MSD gaat zorgvuldig om met uw gegevens. U kunt te allen tijde uw gegevens opvragen en verzoeken deze te corrigeren of te verwijderen. Stuurt u hiertoe een email naar ComplianceNL@merck.com. Zie www.msd.nl/privacyvoor aanvullende informatie aangaande het privacybeleid van MSD.